Lovpligtig tidsregistrering: Det skal din virksomhed gøre (guide 2026)
Kort version: Siden 1. juli 2024 har alle danske arbejdsgivere haft pligt til at registrere hver medarbejders daglige arbejdstid. Systemet skal være objektivt, pålideligt og tilgængeligt, medarbejderen skal kunne se sine egne registreringer, og data skal gemmes i 5 år. Et regneark kan teknisk set bruges — men i praksis er det både usikkert og dyrt i administrationstid.
Hvad siger loven?
Tidsregistreringsloven udspringer af en EU-dom, der pålægger medlemslandene at sikre, at arbejdstid faktisk kan kontrolleres — især 48-timers reglen og hviletidsreglerne. Den danske lov trådte i kraft 1. juli 2024 og gælder som udgangspunkt alle medarbejdere. Kravene er:
- Objektivt: Registreringen skal afspejle faktisk arbejdstid — ikke bare den planlagte.
- Pålideligt: Data må ikke kunne manipuleres frit; ændringer skal kunne spores.
- Tilgængeligt: Medarbejderen skal kunne tilgå sine egne registreringer.
- Opbevaring: Registreringerne skal gemmes i 5 år.
Der findes en undtagelse for selvtilrettelæggere (medarbejdere der reelt selv styrer hele deres arbejdstid), men den skal fremgå af ansættelseskontrakten og fortolkes snævert. Timelønnede i butik, restaurant og hotel er stort set aldrig omfattet af undtagelsen.
Hvorfor et regneark er en fælde
Mange startede med et Excel-ark i 2024. Problemerne kommer med tiden: ingen kan bevise, hvem der har rettet hvad; medarbejderne har ikke adgang; ingen kobling til hviletidsregler; og nogen skal manuelt vedligeholde arket hver eneste uge — i 5 år. Ved en kontrol eller en faglig sag er et regneark et svagt bevis.
Sådan bliver pligten en fordel
Med et digitalt stempelur er tidsregistreringen et biprodukt af noget, du alligevel har brug for:
- Medarbejderen stempler ind via app (GPS/geofence), QR-kode eller en fælles kiosk-tablet.
- Afvigelser håndteres automatisk: planlagt vs. faktisk tid sammenlignes, og lederen godkender kun undtagelserne.
- Reglerne overvåges live: 11-timers reglen og 48-timers reglen tjekkes af systemet — ikke af et årvågent øje.
- Timerne genbruges: de samme registreringer danner grundlag for lønnen. Ingen dobbeltarbejde.
Tjekliste: er I compliant?
- ☐ Registrerer I faktisk daglig arbejdstid for alle medarbejdere?
- ☐ Kan medarbejderne selv se deres registreringer?
- ☐ Kan I dokumentere ændringer i registreringerne?
- ☐ Gemmer I data i 5 år — også for fratrådte?
- ☐ Fanger I brud på 11-timers og 48-timers reglerne, FØR de sker?
Kan du ikke sætte kryds ved alle fem, er det tid til at få et system.